Mutuelle d'entreprise, participation obligatoire ou non, on vous répond

Depuis le 1er janvier 2016, les employeurs ont l’obligation de mettre en place une mutuelle collective.
La participation minimale obligatoire de l’employeur s’élève à hauteur de 50 % du montant de la cotisation. Cette obligation concerne tous les employeurs du secteur privé, quelle que soit leur activité ou la taille de l’entreprise. S’il le souhaite, l’employeur peut aussi participer davantage, voire intégralement, aux cotisations de la mutuelle collective.

L’entreprise choisit librement l’assureur auprès duquel elle souhaite souscrire les contrats. Tous les salariés peuvent bénéficier de ce régime de remboursement complémentaire sans condition d’ancienneté, y compris les apprentis. Dans certains cas particuliers, les salariés peuvent demander à être dispensés de l’adhésion à cette mutuelle.

Couverture obligatoire des salariés et anciens salariés

Les prestations de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire, frais de santé doivent, pour bénéficier de l’exclusion de l’assiette des cotisations sociales, revêtir un caractère collectif et obligatoire. En conséquence, ces garanties collectives sont mises en place :

• soit par voie de conventions ou d’accords collectifs ;
• soit à la suite de la ratification, à la majorité des intéressés, d’un projet d’accord proposé
  par le chef d’entreprise ;
• soit par une décision unilatérale du chef d’entreprise constatée dans un écrit remis par
  celui-ci à chaque intéressé.

Pour bénéficier de l’exclusion de l’assiette de cotisations sociales, les contributions des employeurs doivent financer des garanties auxquelles l’adhésion des salariés est obligatoire. Par conséquent, sont obligatoirement couverts tous les salariés titulaires d’un contrat de travail, y compris les salariés employés par des employeurs n’ayant pas d’établissement en France.

Le dispositif de garanties peut prévoir la couverture obligatoire des ayants droit du salarié.

Dans ce cas, l’obligation de l’employeur d’assurer au minimum la moitié du financement de la couverture collective à adhésion obligatoire s’applique à la cotisation globale, dite « famille ».

Lorsque l’extension des garanties aux ayants droit est facultative, seule la part de la contribution de l’employeur destinée à financer les garanties des salariés bénéficie de l’exclusion d’assiette de cotisations de sécurité sociale. La part patronale destinée au financement des garanties des ayants droit est assujettie à cotisations sociales.

Dispenses d’adhésion

Sous certaines conditions, des dispenses d’adhésion des salariés aux garanties offertes par l’entreprise peuvent être admises. Dans ces cas spécifiques, les salariés peuvent choisir de ne pas adhérer au système de garanties proposé par l’entreprise sans remettre en cause le caractère obligatoire des garanties mises en place au sein de l’entreprise.
On distingue deux catégories de dispenses : les dispenses d’ordre public qui s’appliquent d’office, et celles facultatives, qui doivent être prévues par l’acte juridique régissant le régime. Selon la nature de la dispense, les salariés qui remplissent les conditions devront les faire valoir à un moment précis de la relation de travail.

Les dispenses d’ordre public

Les dispenses d’ordre public peuvent être sollicitées par les salariés ne souhaitant pas souscrire au contrat collectif sans qu’elles soient prévues par l’acte de droit du travail instituant les garanties. L’employeur ne peut s’opposer à ces demandes de dispense d’adhésion.

• Salariés embauchés avant la mise en place, par décision unilatérale, du régime prévoyant une cotisation salariale : Dispense Permanente
• Salariés bénéficiant d’une couverture complémentaire Santé Solidaire – C2S : Dispense possible jusqu’à la date à laquelle le salarié cesse de bénéficier de la C2S
• Salariés couverts par une assurance individuelle de frais de santé (à titre principal ou d’ayants droit) : Dispense possible jusqu’à l’échéance du contrat individuel
• Salariés bénéficiant au titre d’un autre emploi, pour les mêmes risques, y compris en tant qu’ayants droit, d’une couverture relevant de l’un des dispositifs
  suivants (Dispense possible jusqu’à ce que le salarié cesse de bénéficier de la couverture en cause) : o Couverture collective obligatoire
  o Organismes de protection sociale complémentaire des fonctionnaires
  o Contrats d’assurance de groupe dits « Madelin »
  o Régime local d’Alsace-Moselle
  o Régime complémentaire relevant de la caisse d’assurance maladie des industries électriques et gazières (CAMIEG)
• Salariés en CDD ou contrat de mission :
  o Dont la durée de la couverture santé collective obligatoire est < 3 mois,
  o Qui justifient d’une couverture santé « responsable »

Les salariés couverts en tant qu’ayants droit par un autre contrat collectif et obligatoire (par exemple, celui de leur conjoint également salarié), peuvent se dispenser à leur initiative de l’obligation d’adhésion, que cette couverture en tant qu’ayants droit soit facultative ou obligatoire.

Le Versement Santé

Le versement santé est une aide individuelle à la couverture complémentaire santé pour les salariés en contrats courts ou à temps très partiel. Ce versement de l’employeur se substitue au financement de la couverture collective et obligatoire sous réserve que les salariés concernés justifient être couverts par un contrat responsable. Les salariés devront produire une attestation de l’organisme auprès duquel ils ont souscrit un contrat de complémentaire santé.
Dans le cas des salariés en CDD ou en contrat de mission dont la durée de la couverture santé collective obligatoire est inférieure ou égale à 3 mois et qui justifient d’une couverture santé « responsable », sollicitant une dispense d’adhésion au contrat collectif et obligatoire de l’entreprise, l’employeur est tenu de participer au financement de leur couverture santé via ce dispositif du « versement santé ».

Les dispenses facultatives

Les dispenses « facultatives » ne peuvent être sollicitées par le salarié que si elles sont explicitement mentionnées dans l’acte de droit du travail précité (Décision unilatérale, accord de branche…). Dans ce cas, l’employeur est tenu de les accepter.
Les cas de dispense d’adhésion possibles sont les suivants :

• Salariés embauchés avant la mise en place, par décision unilatérale, d’un dispositif de protection sociale complémentaire collectif et obligatoire (dispense permanente)
• Salariés et apprentis :
  o En CDD ou contrat de mission d’une durée ≥ 12 mois et,
  o Qui justifient d’une couverture individuelle souscrite par ailleurs pour le même type de garanties
• Salariés à temps partiel et apprentis dont l’adhésion au système de garanties les conduirait à s’acquitter d’une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération brute
• Salariés bénéficiaires, y compris en tant qu’ayant droit d’un des dispositifs suivants :
  o Couverture collective obligatoire à condition de le justifier chaque année ;
  o Régime spécial de sécurité sociale des gens de mer (ENIM) ;
  o Caisse de prévoyance et de retraite des personnels de la SNCF (CPRPSNCF).
• Salariés couverts par un dispositif de protection sociale complémentaire dont le financement est exclusivement patronal.

L’acte juridique peut prévoir tous les cas ou seulement certains d’entre eux. Il peut également ne prévoir aucun cas de dispense ou restreindre l’application d’un ou de plusieurs des cas de dispense.

Conditions d’exercice de la dispense

Pour être admises, les dispenses d’adhésion doivent relever du libre choix du salarié, ce qui implique que chaque dispense résulte d’une demande explicite de sa part, traduisant un consentement libre et éclairé. Quel que soit le motif de dispense, cette demande du salarié prend la forme d’une déclaration sur l’honneur qu’il remet à son employeur. Le salarié doit désigner dans sa déclaration l’organisme assureur lui permettant de solliciter la dispense ou la date de fin de
droit. La déclaration doit également préciser les garanties auxquelles il renonce et comporter la  mention selon laquelle il a été préalablement informé par l’employeur des conséquences de son choix.

Le salarié est tenu d’informer son employeur de tout changement de situation et ayant un impact sur cette dispense ; par exemple, qu’il est désormais couvert par un autre contrat en tant qu’ayant droit ou au titre d’un autre emploi.

Pour information, il n’est plus nécessaire côté RH de récolter des justificatifs d’adhésion à une autre mutuelle, le bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) ayant précisé que « Quel que soit le motif de dispense, cette demande du salarié prend la forme d’une déclaration sur l’honneur qu’il remet à son employeur ».

N’hésitez pas à nous contacter pour toutes questions.
Service Social CEOS : 09 82 81 48 05